La prise de références : Quelques règles de bases

Un exercice moins biaisé que ce que l’on pense‍

Lors de l’étape de la prise de référence, que ce soit côté Talent ou Recruteur, il faut faire attention à ne pas se faire prendre au piège du “tout est déjà joué”. Car en réalité pas tout à fait : quand on sait poser les bonnes questions et diriger correctement la prise de références, on peut apprendre énormément d’informations précieuses sur le candidat.
Bien sûr, les interlocuteurs auront été “briefés” et seront donc a priori bienveillants à l’égard du candidat, mais en filigrane, l’exercice peut se révéler très fructueux. S’il est possible de poser toutes les questions, autorisées par la loi évidemment, je vous conseille de suivre un template prédéfini en amont pour être efficace.

Ce n’est pas une étape de validation‍

Souvent la prise de références est vue comme une étape de recrutement. J’alerte sur ce point : cela ne doit pas s’inscrire comme un outil de validation d’un candidat. Vous avez déjà validé les hard et soft skills.
Elle intervient plutôt comme un moyen pour comprendre un talent, son environnement et éventuellement les points d’alerte à avoir avec lui. Cela donne des inputs sur la future intégration au nouvel environnement par rapport à l’ancien et le management à adopter en conséquence. En résumé, il s’agit normalement de confirmer un choix et de gagner du temps de l’onboarding. Sauf accident, il est rare qu’une prise de référence se passe mal pour le candidat, en revanche elle peut aider à ce que tout se passe bien.

Non à la prise de référence sauvage

Enfin, c’est inutile, si vous savez poser les bonnes questions, on valide les mêmes éléments avec quelqu’un conseillé par le candidat.``

Prendre le temps sinon rien‍

La prise de référence pour qu’elle soit efficace ne doit pas être faite à moitié. Cela prend du temps de mener une interview utile. Elle doit être systématique mais uniquement en phase finale.

Choisissez avec soin les profils pour lesquels vous souhaitez réaliser cette prise de référence car c’est chronophage. Inutile de bloquer du temps sur des profils stagiaire ou très junior. L’expérience n’est pas assez significative et le risque que vous prenez sur ces recrutements est moindre versus un profil high level senior.

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Côté Talent : Anticipez !

Soyez proactif‍

L’exercice de la prise de référence est une étape dans un process. On ne peut que vous conseiller, comme pour chaque étape d’être proactif sur le sujet. Cela vous permettra à la fois de montrer votre intérêt mais aussi de préparer le terrain. Réfléchissez en amont aux personnes à contacter et proposez de vous-même de donner le contact de ces personnes.

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Ne cachez pas la vérité

Les secrets finissent toujours par sortir. Alors si vous avez des expériences passées mauvaises, soyez honnêtes et assumez-les. Si vous savez que tel ancien manager peut faire un retour négatif sur vous, anticipez ! Parlez-en lors des process, donnez du contexte.
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Dans tous les cas, il vaut mieux que vous prépariez le terrain afin de maîtriser la communication.‍

Sélectionnez avec soin vos référents‍

Sélectionnez des gens qui ont un avis objectif, voire positif et préparez le contexte. L'objectif n'est pas de réclamer du compliment mais du feedback vous concernant.
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Demandez à 2 ou 3 anciens managers, collègues ou partenaires s'ils accepteraient d'être vos références. Prenez le temps de bien les choisir : cela peut être des anciens collègues ou manager mais cela peut aussi être des gens avec qui vous avez connu des difficultés et avec qui cela s’est finalement arrangé .
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Également, je vous conseille de choisir des gens avec qui vous avez travaillé les 12 derniers mois (le manager d'il y a 5 ans, ce n’est pas terrible, vous avez évolué depuis).

Et dans la situation délicate où vous êtes en poste, vous pouvez tout à fait choisir quelqu’un qui a quitté l’entreprise ou bien un collègue de confiance dans la confidence. ‍

Donnez du feedback à vos référents sur la suite/fin du process

‍Vos référents ont sans doute passé du temps pour échanger avec votre futur recruteur. Prenez du temps pour les remercier et les informer de la suite.
 

Coté futur employeur : attention à ce qu’on demande

Facilitez la vie au référent : évitez les demandes par écrit 

Lorsque vous demandez des références mettez-vous à la place du référent. Facilitez-lui la tâche tout en veillant à récupérer un feedback de qualité.
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La demande de référence à l’écrit sans passer par le téléphone n’est, à mon sens, vraiment pas une bonne idée. C’est trop fastidieux pour le référent. S’il prend le temps de le faire il y a de grandes chances pour qu’il n’y ait pas assez de relief et de détails. C’est aussi une question de respect pour l’interlocuteur de considérer que son temps n’est pas moins précieux que le mien. D’autant que lui rend un service, et qu’il n’a rien à gagner.
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Préférez donc un échange par téléphone ou visio. Faites raconter un environnement : dans quel contexte il a managé le candidat, quels étaient les enjeux ou les changements d’organisation pendant le poste. Cela permettra d’avoir plus de détails et de nuances dans l’échange. Cela vous permettra de comprendre comment cette personne a été managée et les points d’attention pour le futur management.

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Utilisez un template unique pour tous les candidats au même poste par soucis d’objectivité ‍

J’ai rédigé une liste de questions types pour la prise de référence pour vous guider lors de votre échange.
Vous pouvez vous en inspirer pour créer les vôtres. Elles doivent selon moi respecter les caractéristiques suivantes : être ouvertes, non binaires, inviter à l’échange, appeler à décrire des situations concrètes et surprendre.

D’autres questions complémentaires pourraient être : qu’est ce qui ferait que XX ait des difficultés sur le poste que je viens de t’expliquer ? Quels sont les secrets ou les bonnes pratiques pour bien le manager ou l’accompagner ? Quelles pourraient être ses limites sur le poste et que peut-on mettre en place au niveau de l'entreprise pour minimiser ses limites ?

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Les feedback restent anonymes
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Dans le cas où un référent vous a fait un retour mauvais, évitez d’en dire trop au candidat. Il s’agit de ne pas mettre le référent dans une mauvaise posture, et cela ne facilitera la situation de personne.

Côté référent

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Si vous avez été désigné référent, c’est que le talent vous fait confiance pour dresser un portrait objectif et transparent de son profil. Ce qui est attendu de vous est d’apporter des éléments concrets pour comprendre le candidat.
La meilleure position à avoir est de faire parler le recruteur sur les points qu’il veut vérifier. L’exercice sera plus simple à aborder pour vous.

Et si vous n’êtes pas à l’aise avec l’exercice, pas d’inquiétude, dites-le au Talent. Il en va également de votre réputation
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En conclusion, gardez en tête que la prise de référence, pour être efficace, doit être menée avec minutie et que, comme tout process de recrutement, doit être mené avec précision et qu’il faut y accorder du temps. Et si besoin de vous accompagner de vos process de recrutement Avizio est là pour ça.