Le compte rendu d’un entretien d’embauche pour un recruteur
Un processus de recrutement se déroule souvent en plusieurs étapes. Il vise à évaluer les soft skills et les hard skills d’un candidat. Qui dit plusieurs étapes, dit plusieurs interlocuteurs et donc, une transmission nécessaire de l’information comme dit Horace "les paroles s’envolent, les écrits restent”.
Pour un candidat, un processus de recrutement sert à mettre en avant ses qualités, convaincre qu’il est la bonne personne pour le poste, mais aussi comprendre l’environnement de l’entreprise, et réussir à se projeter avant de (on l’espère!) s’engager dans un nouveau poste !
Alors, que ce soit pour un recruteur ou un candidat, pourquoi le compte rendu d’entretien est important (voire obligatoire) ?
Garantir une expérience candidat fluide
L'expérience candidat est une variable importante à prendre en compte pour construire votre marque employeur. Cela reflète la qualité d’un processus de recrutement et participe à véhiculer une bonne image de l’entreprise. Qu’un candidat soit retenu ou non, il se rappellera de ses échanges avec l’entreprise et en parlera sûrement autour de lui.
Vous avez sûrement déjà vécu l’appel à une compagnie d’assurance qui vous demande de répéter tout votre dossier avant de pouvoir enfin poser votre question.
Si un candidat devait se représenter dans les moindres détails sur son parcours, ses réussites et les questions classiques d’un entretien d’embauche, l’expérience ne serait pas très agréable. Étant donné que chaque étape de recrutement a sa fonction propre, il est nécessaire d’en faire un compte rendu d’entretien. Chaque décisionnaire pourra alors se référer aux entretiens réalisés précédemment pour se préparer et approfondir les points importants.
Un bon compte rendu permettra à la personne chargée de l’entretien suivant de se référer à une ou plusieurs informations confiées par le candidat lors du processus de recrutement. Votre candidat saura que le recruteur s’est intéressé à lui avant l’entretien, donnera une image positive de l’entreprise et une expérience candidat plus qualitative.
Garantir un processus de recrutement efficace en interne
Ces comptes rendus d’entretien doivent en outre respecter plusieurs critères pour apporter de la valeur à l’organisation. Il s’agit d’accompagner à la prise de décision à partir du moment où les conditions ci-dessous sont respectées. Le compte rendu doit :
- Reprendre le même format pour tous les candidats faisant partie du même processus de recrutement (scorecard dont un template est disponible juste en dessous, questions ouvertes, ..) pour garantir une évaluation équitable,
- Etre lisible et compréhensible par une personne qui n’était pas présente lors de l’entretien d’embauche (être synthétique, lier les éléments entre eux) .
- Comporter des informations précises pour que la mémoire puisse être réactivée si la relecture se fait quelques jours après. Par exemple : Indiquer le nombre d'années d’expérience, le domaine d’activité des entreprises citées, la localisation, le nombre de personnes managées, les raisons du départ…
Les 4 principes d'un compte rendu d’entretien de recrutement ?
Compte rendu d’entretien : sur la forme
Quel que soit le type d’entretien (libre ou structuré) que le recruteur décide de mener ces 4 principes vous permettront de réaliser un compte rendu d’entretien utile :
- Noter au fur et à mesure les informations données par le candidat au cours de l’entretien dans chaque thématique abordée avec lui : savoir Faire / Savoir Être / Motivation pour l'entreprise / motivation pour le poste / Axe d'amélioration,
- Noter vos questions, cela vous permettra d’y revenir à la fin de l’entretien ou de demander à une autre personne impliquée dans le processus de recrutement d'approfondir certains points,
- Prenez 5/10 minutes après l’entretien pour remettre au propre et structurer votre pensée ! Il est important de le faire tant que l’échange est encore « chaud » (cela vous demandera moins d’efforts que si vous reprenez la rédaction du compte rendu le lendemain),
- Positionnez vous par écrit sur l’échange qui vient de se terminer : Cet avis permettra d’avoir une vision globale sur le candidat à la fin du processus de recrutement !
Compte rendu d’entretien : sur le fond
De façon assez classique, les entretiens de recrutement portent sur 4 grands types de critères à évaluer. Un compte rendu d’entretien peut tout à fait se structurer en fonction de ces 4 critères :
- Savoir être : est-ce que le candidat s’intégrera à la culture d'entreprise ? à l’équipe ? Pour les métiers en front avec des clients : adopte-il le bon ton ? la bonne posture ?
- Savoir faire : le candidat a-t-il les compétences requises pour le poste ?
Motivations pour le poste : le candidat s’est-il renseigné sur l’entreprise ? A t-il envie d’en savoir plus ? Pose t-il des questions pertinentes ? - Axes d’amélioration: Quels sont les points de vigilance à vérifier lors des prochaines étapes du processus de recrutement ?
Comme dit précédemment, il faut avoir en tête que le lecteur du compte rendu d’entretien n’aura pas forcément lui-même assisté à l'entretien, il doit donc pouvoir le comprendre facilement. Un conseil ou une bonne pratique à adopter est de relire son compte rendu une fois réalisé en se mettant dans la peau d’une personne qui ne connaît pas votre candidat. Posez vous la question : est que le compte rendu reflète bien notre échange et ce que j’ai appris sur le candidat ?
NB : La discrimination pendant un processus de recrutement est réprimée par l'article L1132-1. Il est donc crucial de respecter le principe de non-discrimination du candidat tout au long du processus de recrutement.
La finalité du compte rendu d’entretien
Un processus de recrutement peut prendre du temps, le compte rendu d’entretien vous permet de vous appuyer sur des données concrètes pour décider de faire avancer un candidat, arrêter le processus ou encore lui faire une offre !
Chaque compte rendu d’entretien vous délivrera des informations précieuses dans le temps pour :
- Comparer les candidats,
- Faire des retours constructifs au candidat (Dans le cas d’un arrêt du processus de recrutement, des notes détaillées vont beaucoup aider l’équipe RH à faire un retour constructif et fourni au candidat) et/ou au cabinet de recrutement qui vous accompagne,
- Vous conforter dans votre décision !
Le compte rendu d’un entretien d’embauche pour un candidat
Le compte rendu d’entretien n’est pas réservé uniquement aux recruteurs, les candidats sont également vivement encouragés à le faire. Il est très courant, suite à un entretien, que le candidat envoie un récapitulatif de son entretien au recruteur afin de montrer qu’il a saisi les attentes du poste et renouveler sa motivation.
De plus, un candidat va pouvoir se servir des notes prises au fur et à mesure de son entretien pour prendre une décision rationnelle correspondant à son ambition professionnelle.
Sur la forme :
- Arriver à l’entretien avec 2 ou 3 questions que vous souhaitez poser,
- Prendre des notes pendant l’entretien,
- Noter vos questions au fur et à mesure. Votre interlocuteur n’est peut être pas la bonne personne pour y répondre, et vous pourrez vous y référer plus tard
Sur le fond:
- Les informations factuelles données pendant l’entretien (concurrence, CA, recrutements en cours...) cela vous permettra d’analyser l’écosystème de l’entreprise une fois l’entretien terminé
- Les informations informelles sur l’entreprise, votre interlocuteur (ressenti, fit, environnement de travail...) Ces informations sont plus des ressentis à noter !
Les notes permettent de synthétiser ensuite pour comparer les offres objectivement.
Le compte rendu d’entretien est utile à toutes les parties prenantes pour comparer, prendre du recul, décider et il garantit un processus de recrutement fluide, efficace. Il est nécessaire d’y accorder un peu de temps. Dans le cas d’un refus il pourra permettre d’étayer le retour fait au candidat ou au contraire de défendre une candidature auprès des différentes parties prenantes au recrutement.
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