De nombreux coûts sont associés à l'embauche d'un nouvel employé pour occuper un poste, certains étant évidents et d'autres pas si simples. Par exemple, comment quantifier le l’effort marketing nécessaire à la publication d'un poste vacant ? Ou comment calculer le coût du processus d'entretien ? Le coût par embauche est sans doute l'une des mesures les plus importantes, mais aussi les plus délicates, du recrutement et de l'acquisition de talents.

Qu'est-ce que le coût par embauche ?

Le coût par embauche (en anglais CPH = Cost Per Hire) comprend le coût total du recrutement et de l'intégration d'un nouveau salarié dans l'entreprise. Par conséquent, son calcul comprend des coûts tels que les frais de recrutement (on y revient plus bas dans cet article) les frais de déplacement, les frais administratifs, les avantages sociaux et tout équipement nécessaire (ordinateur, logiciels, bureau). Nous détaillons tous ces coûts ci-dessous. 

CPH = (Coûts de recrutement interne + Coûts de recrutement externe) / Nombre total d'embauches

En mesurant le CPH dans le temps, un CPH qui augmente peut être un bon déclencheur pour optimiser son processus de recrutement. 

Pourquoi la mesure du coût par embauche est-elle importante ?

Aucune mesure de recrutement ne donne une image complète de la situation. Il est crucial que les entreprises se concentrent sur les indicateurs clés de performance qui fonctionnent pour leur environnement et contexte, et qu’ensemble ils permettent d’avoir une vue d'ensemble.

Alors que la plupart des sociétés suivent déjà les coûts de leurs processus de recrutement, le CPH les encourage à prêter attention aux détails, même aux petites dépenses cachées. Qu'il s'agisse de dépenses internes ou externes, cela peut améliorer la visibilité et l’efficacité de votre recrutement.

Il aide à la budgétisation et à la planification des stratégies pour les projections futures. Il sert de repère de performance pour l'équipe de recrutement. Il facilite aussi l'optimisation des dépenses et des ressources, rendant le processus de recrutement plus efficace.

Vous pouvez peut-être constater que vous ne dépensez pas assez pour embaucher les bons candidats. L'examen du CPH peut révéler les stratégies les plus performantes pour trouver la bonne personne pour le poste. Réduire le CPH simplement parce qu'il s'agit d'une mesure de coût peut signifier ne pas tirer parti des ressources qui attirent le bon candidat : cela peut s'avérer fatal à long terme ! Par exemple, travailler et développer sa marque employeur à travers les réseaux (LinkedIn, Welcome to The Jungle, Glassdoor) est essentiel pour attirer des candidats. Cela représente un investissement de temps et d’argent, néanmoins vos futurs candidats vont analyser votre présence en ligne pour se projeter dans votre culture d’entreprise. 

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Comment calculer le coût par recrutement ?

Comme expliqué plus haut, CPH=(Coûts de recrutement interne + Coûts de recrutement externe) / Nombre total d'embauches

Les coûts internes

Les coûts internes font référence aux "coûts internes de personnel, de capital et d'organisation de la fonction de recrutement". Ces coûts comprennent, de façon non exhaustive, les éléments suivants :

• Le coût du temps passé par l'équipe interne de Talent Acquisition
• Le coût du temps passé par les managers participant au recrutement 
• La perte de productivité liée à la réorganisation des responsabilités du poste à d’autres employés durant la période de transition
• Les coût de formation et de développement du nouvel arrivant 
• La perte de productivité liée à l’onboarding du nouveau candidat, en assumant que cette personne ne sera 100% efficace dans son poste qu’à partir du 3e mois, voire plus tard pour certains postes 

Notez que les coûts internes peuvent inclure l'allocation de ressources d'une équipe à une autre à des fins de recrutement, même si l'argent reste dans l'entreprise.

Les coûts externes

Les coûts externes font référence à toute "dépense engagée auprès de fournisseurs ou de personnes externes au cours du recrutement".

Ces coûts incluent, mais ne sont pas limités à :

• Les frais d'agence ou de cabinet externe
• Affichage sur les jobboards
• Fournisseurs de tests d'aptitude ou assessment
• Activités de promotion de la marque de l'employeur (par exemple, salons de l'emploi)
• Frais de réinstallation (relocation)
• Frais de système de suivi des candidats (ATS)
• Le coût d’un prestataire externe (manager de transition) pour assurer le poste durant la transition 

Les calculs du coût par embauche n'incluent pas les coûts après l'embauche des employés, par exemple les coûts de formation.

Le nombre total d'embauches

Le nombre total d'embauches peut être mesuré différemment selon les entreprises. Mais, en général, les entreprises peuvent inclure toutes les embauches internes ou externes, à temps plein ou à temps partiel, qui : 

• Ont suivi un processus de recrutement dirigé par un responsable du recrutement
• Ont été embauchés en tant que personnel temporaire et ont été promus à un poste à temps plein 
• Ont un contrat à durée déterminée de plus d'un an et sont inscrits sur le registre du personnel de l'entreprise

Les calculs pourraient exclure :

• Les travailleurs externes (consultants, contractants, etc.)
• Les transferts internes
• Les nouveaux employés issus de fusions ou d'acquisitions
• Les employés figurant sur la liste de paie d'un tiers

À noter également qu'en cas de recrutement raté (lorsque le salarié quitte l'entreprise moins d'un an après l'avoir intégrée), certains coûts additionnels peuvent survenir. Chez in Residence, nos DRH et recruteurs à temps partagés vous permettent d’améliorer vos process de recrutement à travers des missions audits (jusqu’à 100% pris en charge par l’opco avec le dispositif PCRH) ou d’accompagnement plus long terme. Pour en savoir plus contactez notre équipe.